lunes, 2 de octubre de 1989

El empresario actual frente a la informática

La reciente muestra de Compuexpo presentó algunos de los avances de la computación y fue una reconfortante oportunidad de ver algo que se comporta de acuerdo con la ley de la gravedad. En efecto, los precios de los equipos han experimentado una evidente disminución. En términos absolutos, lo que hace 3 años valía un millón de pesos hoy está valiendo un poco menos de quinientos mil. En términos relativos, el cambio ha sido aún más notable, pues lo que hace cinco años valía lo mismo que un R9 hoy día vale casi la décima parte.

Esta disminución del costo de los equipos ha ampliado considerablemente el mercado para los programas utilizados en los micro-computadores. Este efecto ha sido positivo para el personal calificado, pues la demanda por gente entrenada que pueda manejar el equipo y sus programas ha aumentado considerablemente. La existencia de un mercado más amplio ofrece oportunidades para los ingenieros de sistemas y progamadores que han desarrollado software administrativo. Los productores de Software extranjero también han salido favorecidos por cuanto han encontrado rentable el hacer valer sus derechos de autor. Muchos de los programas que se podían conseguir regalados al comprar un equipo, hoy en día tienen su precio.

Por otra parte, la disminución en los costos de los equipos ha afectado negativamente la demanda del personal de oficina de mediana calificación. Las mecanógrafas se han visto desplazadas de muchas de sus labores ante jóvenes profesionales que han aprendido a manejar los programas de procesamiento de palabra. No es extraño encontrar oficinas en las que los informes son escritos directamente en la pantalla por los profesionales. Algunos altos ejecutivos han encontrado más productivo utilizar el computador para escribir cartas y documentos internos, que apelar a los servicios de una secretaria.

En la medida en que el computador personal pasa de ser un símbolo de status a ser un auxiliar importante en la oficina del ejecutivo, la utilidad del equipo se multiplica. Dada su mayor accesibilidad, es posible utilizarlo para labores rutinarias. Un buen ejemplo lo constituye el efectuar llamadas telefónicas por medio del computador.  Si se tiene una lista con los teléfonos en un archivo en disco y se utiliza un modem para poder comunicarse con cualquiera de los que aparecen en la lista, se está eliminando una de las actividades que más demandan tiempo de las secretarias.

Otra labor que ocupa a muchas secretarias es el manejo de la chequera de la oficina. No solo es necesario llevar el saldo correcto en la chequera y escribir los cheques, sino que al final del mes se deben conciliar las anotaciones de la chequera con el extracto bancario. Esta última labor si bien fácil en principio, en muy contadas oportunidades se realiza bien.

Programas como el Quicken, que no solo llevan el registro de los cheques sino que sirven para producirlos son, sin lugar a duda, una de las mayores contribuciones al aumento de la productividad de la oficina. Estos programas permiten mantener un archivo de todos los cheques girados lo que facilita la conciliación bancaria. Además de las labores rutinarias mencionadas, estos programas permiten producir informes con gastos e ingresos clasificados por diferentes conceptos,  e igualmente facilitan la consolidación de la información de tarjetas de crédito, caja menor, bancos y cuentas de ahorro con la de inversiones y obligaciones. 

Lo más notable de este tipo de programas no es tanto el magnífico servicio que prestan sino su costo. El precio de lista de estos programas en Estados Unidos es de 55 dólares aproximadamente 22.000 pesos.

Además, existe una amplia gama de opciones para llevar la contabilidad en el computador. Por un lado se encuentran los programas americanos de muy bajo costo y múltiples opciones. Por otro, se encuentran los programas colombianos de costos altos y especializados. Un programa americano integrado de muy bajo costo es el Dac-Easy. Su costo, adquirido por correo, en Estados Unidos es de 60 dólares (24.000 pesos). En este precio esta incluido la contabilidad general, pagos a terceros, cartera, inventarios y facturación. Los programas colombianos tienen un precio por módulo de 180.000 pesos.

Todo este proceso de modernización, sin embargo, muchas veces encuentra serias restricciones para su cabal desarrollo. Respondiendo a la creciente demanda de sistematización y eficiencia, las empresas con frecuencia sobrestiman el alcance de sus decisiones sobre compra de equipos y programas más ágiles. Creen, erróneamente, que la modernización y las mejoras en productividad están también incluidas en el equipo recién adquirido. De hecho, mientras no se modifique la estructura organizacional para que responda eficientemente a la nueva tecnología en beneficio de la empresa, la decisión de compra no será más que eso, una adición al inventario.

De otra parte, aunque es evidente la necesidad de capacitación del personal en el manejo de nuevos equipos y programas, el entrenamiento debe estar enmarcado dentro de los objetivos de la empresa. En primer lugar, la enseñanza de la utilización del equipo debe hacerse en función de los procesos básicos de interés y no ser una orientación de tipo general, en donde no son muy claros los beneficios que recibiría la empresa, en términos de productividad y eficiencia, a partir de su inversión en capacitación. En segundo lugar, es evidente que el entrenamiento, bien planificado, debe tener un efecto multiplicador en el personal. De lo contrario, la capacitación se limitaría a ampliar las habilidades de algunos privilegiados, generando un ineficiente factor de dependencia, lo cual está en abierta contradicción con la idea de mayor accesibilidad, característica de la nueva tecnología.

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