Bogotá- crisis de control

En el Distrito, como en los conglomerados mal manejados, cada entidad opera por su cuenta. Las decisiones se toman al nivel de cada empresa sin que conduzcan al beneficio general de la sociedad en su conjunto

Si por cualquier circunstancia a la Alcaldía de Bogotá llegara algún día un experto en administración, es muy probable que en la primera semana de su gestión se diera cuenta de lo caótico de los arreglos institucionales imperantes en el Distrito.  Cuando comience a mirar el organigrama del Distrito se va a dar cuenta que como Alcaide Mayor tiene que asistir a 31 juntas directivas.  Como la mayoría de las juntas se reúnen cada quince días y cada una dura por lo menos dos horas, tendrá que dedicar a esta labor 62 horas cada quince días o sea un poco más de 120 horas al mes.

Es evidente que para poder participar efectivamente en la dirección de estas empresas, debe dedicar a la preparación de las juntas, por lo menos un tiempo igual al gastado en las mismas.  Por tanto, nuestro alcalde administrador debería dedicar por lo menos unas 240 horas al mes para manejar las entidades descentralizadas del Distrito.  Desdichadamente, esto copa todo el tiempo disponible, pues aún en el caso de que trabajara los 30 días del mes, tendría que dedicarle todas las ocho horas hábiles para el manejo de 31 entidades descentralizadas.

El Alcalde que asiste a las 31 juntas y que se lee todos los documentos que se presentan a la consideración de cada una de estas, muy pronto se frustraría por cuanto en las juntas directivas la mayor parte del tiempo (por no decir que todo), se dedica a las adjudicaciones de contratos.  Muy pronto el Alcalde se dará cuenta que está asistiendo a 31 juntas de licitaciones y que el tiempo no sólo debe dedicarlo a la adjudicación, sino que debe además atender las reclamaciones asociadas con dichas adjudicaciones.

Este esfuerzo de atender las reclamaciones es considerable.  Baste recordar que hoy en día, se está discutiendo la adjudicación de los puentes de la avenida ciudad de Quito, las del embalse de San Rafael y las del Instituto de Recreación y Deporte.

Nuestro hipotético Alcalde, experto administrador, muy pronto se da cuenta que 61 no puede manejar las 31 Empresas del Distrito y que realmente no puede ejercer ningún control sobre la gestión de las diferentes unidades.  En el Distrito, como en los conglomerados mal manejados, cada entidad opera por su cuenta. Las decisiones se toman al nivel de cada empresa sin que conduzca al beneficio general de la sociedad en su conjunto.  Esta crisis de control por la que atraviesa el Distrito no puede ser resuelta dentro del esquema organizacional existente.  Como nos lo han enseñado los estudiosos de la organización, la superación de la crisis se logra a través de cambios profundos en la organización.

Para lograr un mayor control no sólo se requiere contar con los afamados "tableros de control", sino que también se requiere transferir muchas de las funciones del nivel operativo en cada una de las Empresas, al nivel de coordinación general del grupo.

Los recursos financieros tienen que ser manejados al nivel corporativo lo que implica que todas las ganancias ingresen a un fondo común y que todas las unidades compitan por los recursos de inversión.  El procedimiento en que las decisiones de inversión se hagan al nivel de cada empresa, tiene que ser cambiado por un esquema mucho más eficiente en el que se analicen las mejores oportunidades para la ciudad.

Las políticas de personal también tienen que ser definidas a nivel central.  No es posible continuar con 31 políticas de personal específicas para cada una de las 31 entidades descentralizadas del Distrito.  Estas políticas de recursos humanos no solo deben cubrir la remuneración sino también deben contemplar la capacitación y el desarrollo profesional de los empleados.

El cambio organizacional también debe venir acompañado de la eliminación de algunas entidades que ya no tienen ninguna razón de ser.  La consolidación de las entidades es clara cuando uno se da cuenta que el 87 por ciento de las entidades manejan únicamente el 12 por ciento de los recursos.  De estas 27 entidades que manejan tan poco presupuesto hay 13 fondos rotatorios que no deberían existir como entidades pues muchas veces sus labores se reducen a girar cheques.